MES 1 FM CENTER

Mes 1 en FM CENTER 

Semana del 02/04/2018 al 06/04/2018

En la primera semana el señor José Antonio Díaz  nos mostro cada una de las oficina que se encuentra en FM CENTER, esta se divide en dos partes ya que la estación de radio queda en el piso 1 junto con sus correspondientes oficinas (recursos humanos, ventas, publicidad, entre otros) y en el último piso también posee oficinas de FM CENTER (contabilidad, cobranzas, administración, tesorería, cuentas por pagar, sistema,  entre otras)

Me ubicaron en el último piso en la oficina de caja (tesorería) en donde mi tutora Soleisy Escorche y sub tutora Michelle Sifontes me dieron la bienvenida, dándome una pequeña introducción de lo que se hace en mi departamento. Aproveche esa  ocasión para mencionarles el tema de mi carpeta de pasantías y quedamos en que mi sub tutora (Michelle Sifontes) me firmaría la carpeta los viernes de cada semana.

En esta semana aprendí a utilizar la impresora ya que a esta se le debe colocar un código para que esta realice sus funciones, cada departamento tiene un código diferente, el de caja es (165752) para sacar copias y escanear, para imprimir tiene otro código que es  (0000)

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA:

  

❇️ Cuando se monta la caja chica se manda un correo 

              ❇️ Solo se le entrega de la caja chica a las personas con autorización 

 

                   ❇️Para enviar un correo configurar al correo de caja

                                        ❇️ La ruta del archivo de caja ( entrar en documentos, abrir la carpeta k, entrar en formatos “tesorería” , dar en caja chica, colocar año actual y el mes o la fecha que pida y adjuntar)

              ❇️  Los jueves se decide el pago para el viernes o que va a salir el día viernes.

                                                              ❇️    Los pagos de volumen ( son incentivos) los autoriza Jesús Silva (Jefe)

         ❇️En una carpeta azul se guardan las solicitudes de proveedores y las locuciones se encuentran en la última pestaña de la carpeta

Semana del 09/04/2018 al 13/04/2018

 

En la segunda semana me enseñaron un poco a utilizar el sistema JD EDWADS ENTERPRISEONE  que es el que maneja esta empresa

Para cargar un cheque:

 

1- Entrar en internet 

2- Dar click a la segunda pestaña para abrir el sistema JD

3- Entrar con el usuario asignado 

4-  Seleccionar JD0812 y dar ok

5- Entrar en favoritos 

6- Dar click en cambio de estado 

7- Saldrá un formato el cual se llena con los datos de la solicitud de pago 

 

SOLICITUD DE PAGO

FORMATO:

  

8- El numero de proveedor es el código de la solicitud 

 

 

 

  

9- En estado de pago se coloca un asterisco (*)  siempre

  


10- Busco el documento ( dando click en la lupa )

  
11- Selecciono los documentos que se reflejan en la solicitud de pago 

 12- le doy en fila y click en actualización global

13- En estado de pago se coloca (A) que significa aprobado  

14- En instrumento de pago se coloca (C ) que significa cheque

  


15- En cuenta bancaria LM  la cuenta objeto siempre se coloca 101102

 

  


16- CÍA: se coloca el código de la compañía. la empresa se basa en dos compañías , INVERSIONES 9954, C.A y  FM CENTER, C.A

COMPAÑIA	CÍA
FM CENTER, C.A	10
INVERSIONES 9954, C.A	50

 17- También se coloca por cual banco saldrá el cheque

BANCOS	CODIGOS
MERCANTIL	002
BANESCO	003
BNC	004
PROVINCIAL	007
ACTIVO	030
TESORO	036
BOD	008

  


  





18- Tildar las opciones que utilizaste y dar ok

  


19- Quedara guardado y cargado en el sistema

 

   PARA LA CREACION DE GRUPOS DE PAGO: 

1- Dar click en creación de grupos de pago

 

PARA LA CREACION DE GRUPOS DE PAGO:

1- Dar click en creación de grupos de pago

2- Dar click en selección de datos 

3- Dar click en enviar

  

4- Aparecerán tres listas desplegables:
 

-       En la primera se coloca (numero dirección beneficiario)  “siempre”

-       En la segunda se coloca ( es igual que) “siempre”

-       En la tercera se coloca (literal) “siempre”

5- Dar en lista de valores cuando se van a cargar varios códigos, se colocan uno por uno y al terminar se le da ok 

 

 6- Dar en valor sencillo cuando se va a cargar solo un código de la solicitud y dar ok

7- Verificar  y dar ok   

8- Dar en Selección de ficha 

9- Dar en (procesado por) 

10- En Beneficiario se escribe  (1). Si se llega a cambiar la fecha de vencimiento del cheque, se coloca en fecha (1) y se le quita el 1 del beneficiario

11- Se le da ok 

12- Se le da salir y cancelar 

Trabajos con grupos de pago

1- Dar click en trabajos con grupos de pago

2- Dar click en buscar y se llama todo lo que yo aprobé

 3- Dar click en lo que yo agregue y dar seleccionar 

  




4- Verificar  los beneficiarios y el monto de cada uno y luego cerrar  

5- Seleccionar después de verificar lo que aprobé, ir a fila y dar click en (introducción w) 

6- Verificar el número del cheque según el banco y dar en ok 3 veces

 

Para imprimir cheque:

1- Dar click en (ver estado de trabajo)

 2- Seleccionar “ENTERPRISE” siempre y dar seleccionar

3- Dar click al que cargaste en el sistema (Ruta: *R55*) guiarse por la hora en la que fue hecho 

4- Dar click en fila y dar en ver PDF luego abrir el documento

5- Poner el cheque en la impresora con su talonario

6- Después de imprimir el cheque tildar y eliminar

Contabilización de cheques:

1-  Ir a trabajos de grupos de pago

  



2- Dar click en buscar

 

3- Tildar todo con lo que trabajaste anterior mente

4- Dar click en fila y dar en actualización

5- Dar ok y dar click en cerrar 

Semana del 16/04/2018 al 20/04/2018

Excel cheque listado:

💎 Se coloca el nombre completo y la observación

💎El monto se coloca en negativo para que se pueda realizar la suma

💎Se coloca el número del cheque 

💎Se coloca la fecha del cheque 

  

Anulación de pago

💎  Click en favoritos y dar en anulación de pago

💎 Nro de pago: se coloca el número de cheque

 

💎 También se puede buscar por fecha 

💎 Dar buscar

💎 Se selecciona el cheque que quieres anular

💎 Click en fila y dar en anulación de pago

💎 Se coloca la fecha del día en que fue anulado

 💎 Dar ok tres veces 

Endosar un cheque y como llenar una planilla de deposito 

Ejemplos:

SEMANA DEL 23/04/2018 AL 27/04/2018

CUADRO DE SOLICITUDES PENDIENTES 

- siempre se debe colocar los números de factura y siempre se debe revisar los pagos 

-nunca se debe confundir numero de control por numero de factura 

-se coloca la fecha del sello con fecha mas más vieja

-Se debe guardar siempre por el nombre del proveedor o del beneficiario

-cuando no tiene numero de factura se coloca el mes que sale en la observación de la solicitud de pago y si tiene factura y mes, se colocan las dos

AFILIADOS: Son las publicidades

VOLUMENES: Son incentivos o servicios de agencias  se guarda en el cuadro como (INC. VOL)

Alquileres y condominios: son gastos de liquidación, arrendamiento, alquileres, condominios.

Locuciones: son pagos de locuciones (las locuciones solo se pagan cuando llega el correo de que se debe pagar)

Pagos online center: son pagos online y se identifican por la dependencia que dice “online center”.

Solicitudes pendientes de proveedores:

- Reparaciones

- Servicios

- Compras

- Pago de transporte

- Honorarios profesionales

- Reconstrucciones

- Mantenimiento

- Pago de estacionamiento

- Propinas de almuerzos

- Cancelación de facturas

- Comisiones

Cuando vienen a buscar cheques 

Se le pide: 

💎  La firma 

💎  El numero de cedula

💎  La fecha del día en que se le entrego

💎  El nombre legible 

💎  Una autorización o copia de su cedula: esto solo se hace  cuando es por caja de proveedores